So erstellst du eine XRechnung
Kurze Antwort: Für eine XRechnung trägst du deine Firmendaten ein, ergänzt den Kunden und die Käuferreferenz, listest die Positionen auf, gibst IBAN und Zahlungsbedingungen an und lädst die XRechnung herunter.
- Firmendaten eintragen. Name, Adresse mit Postleitzahl und Land, E-Mail, Telefon und deine USt-IdNr. oder Steuernummer. Sie werden in diesem Browser für die nächste Rechnung gespeichert.
- Kunden und Käuferreferenz ergänzen. Bei öffentlichen Auftraggebern ist das die Leitweg-ID aus dem Auftrag, bei Unternehmen ihre Bestell- oder Referenznummer.
- Positionen auflisten. Menge, Einheit (Stunde, Tag, Stück …), Preis und umsatzsteuerliche Behandlung pro Zeile. Summen und Steueraufstellung aktualisieren sich beim Tippen.
- IBAN und Zahlungsbedingungen angeben. Die XRechnung braucht das Konto für die Überweisung und ein Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen.
- XRechnung herunterladen. Fehlt etwas, listet das Formular es auf und springt zum Feld. Dann schickst du die XML-Datei per E-Mail oder lädst sie im Portal des Kunden hoch (z. B. ZRE oder OZG-RE bei Bundesbehörden).
Was ist eine XRechnung?
Die XRechnung ist die deutsche Umsetzung des europäischen E-Rechnungsstandards EN 16931, herausgegeben von der KoSIT. Sie ist eine strukturierte XML-Datei, kein Bild einer Rechnung: Die Software des Empfängers liest jedes Feld direkt aus. Dieses Tool erzeugt die UBL-Syntax von XRechnung 3.0.
Ab wann muss ich in Deutschland E-Rechnungen verschicken?
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Beim Versenden gibt es Übergangsfristen: 2025 und 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt, 2027 nur noch, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug, und ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung für alle inländischen B2B-Rechnungen Pflicht (§ 27 (38) UStG). Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen weiter normale Rechnungen schicken (§ 34a UStDV), und Rechnungen bis 250 € sind ausgenommen.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide erfüllen EN 16931. Öffentliche Auftraggeber verlangen meist die XRechnung und eine Leitweg-ID. Geschäftskunden bevorzugen oft ZUGFeRD, ein PDF, das Menschen lesen und Software verarbeiten kann. Wenn du unsicher bist, frag deinen Kunden, welches Format seine Buchhaltung annimmt.
Häufige Fragen
Was ist eine Leitweg-ID?
Die Adressierungskennung eines deutschen öffentlichen Auftraggebers, etwa 04011000-1234512345-06. Du bekommst sie mit dem Auftrag. Sie gehört ins Feld für die Käuferreferenz, und das Formular prüft ihre Prüfziffern.
Kann ich als Kleinunternehmer eine XRechnung erstellen?
Ja. Wähl bei den Positionen „Exempt from VAT“ und als Grund § 19 UStG. Statt einer USt-IdNr. gibst du deine Steuernummer an. Kleinunternehmer dürfen an Unternehmen weiter normale Rechnungen schicken (§ 34a UStDV), aber öffentliche Auftraggeber verlangen oft eine XRechnung.
Ist die Datei wirklich gültig?
Jede Datei wird im Browser gegen die wichtigsten Regeln von EN 16931 und XRechnung geprüft. Bei der Entwicklung dieses Tools wurden die erzeugten Dateien außerdem mit dem offiziellen Validator der KoSIT und der Konfiguration für XRechnung 3.0.2 getestet.
Ist es kostenlos?
Die normale PDF-Rechnung ist kostenlos und unbegrenzt. E-Rechnungen: 2 pro Monat sind auf diesem Gerät kostenlos; für mehr kostet ein 10er-Paket 9 € (innerhalb von 12 Monaten nutzbar) oder die unbegrenzte Nutzung 6 € im Monat.
Wird meine Rechnung hochgeladen?
Nein. Die XML-Datei entsteht auf deinem Gerät. Wenn du ein Guthaben aus einem Paket nutzt, werden nur dein Konto und die Information, dass ein Guthaben verbraucht wurde, an unseren Server gesendet.