So erstellst du eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung
Kurze Antwort: Für eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung trägst du deine Firmendaten ein, ergänzt den Kunden, listest die Positionen auf, gibst die Zahlungsdaten an und lädst die PDF herunter.
- Firmendaten eintragen. Name, strukturierte Adresse mit Land, E-Mail und deine USt-IdNr., Steuernummer oder SIREN.
- Kunden ergänzen. Name, Adresse und bei Reverse-Charge seine USt-IdNr.
- Positionen auflisten. Menge, Einheit, Preis und umsatzsteuerliche Behandlung pro Zeile.
- Zahlungsdaten angeben. IBAN, Zahlungsbedingungen und in Frankreich die Verzugsstrafe, die Pauschale von 40 € für Beitreibungskosten und den Hinweis zum Skonto.
- PDF herunterladen. Sie öffnet sich in jedem PDF-Reader. Darin steckt die factur-x.xml, die die Software deines Kunden ausliest.
ZUGFeRD und Factur-X sind dasselbe Format
ZUGFeRD (Deutschland, FeRD) und Factur-X (Frankreich, FNFE-MPE) sind ein gemeinsamer Standard: eine PDF/A-3-Datei, an der die Rechnung als UN/CEFACT-CII-XML hängt. Dieses Tool erzeugt das Profil EN 16931, die Stufe, die in Deutschland und Frankreich als vollwertige E-Rechnung gilt.
Deutschland: Ab wann die E-Rechnung Pflicht wird
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Beim Versenden gibt es Übergangsfristen: 2025 und 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt, 2027 nur noch, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € betrug, und ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung für alle inländischen B2B-Rechnungen Pflicht (§ 27 (38) UStG). Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen weiter normale Rechnungen schicken (§ 34a UStDV), und Rechnungen bis 250 € sind ausgenommen.
Frankreich: plateforme agréée ab 2026 und 2027
In Frankreich muss ab dem 1. September 2026 jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Große und mittlere Unternehmen stellen sie ab dem 1. September 2026 aus, KMU, Kleinstunternehmen und Mikrounternehmer (micro-entrepreneurs) ab dem 1. September 2027. Ab deinem Stichtag müssen Rechnungen an französische Unternehmen über eine plateforme agréée (eine zugelassene Plattform) laufen: Ein PDF per E-Mail zu schicken, auch ein Factur-X, reicht dann nicht mehr (DGFiP). Dieses Tool erzeugt die Factur-X-Datei, die du auf deiner Plattform hochladen kannst.
Häufige Fragen
Gilt ein ZUGFeRD-PDF in Deutschland als E-Rechnung?
Ja, ab dem Profil EN 16931, weil es EN 16931 entspricht (§ 14 (1) UStG). Die Profile MINIMUM und BASIC WL gelten nicht, weil sie keine Rechnungspositionen enthalten.
Kann ich in Frankreich einfach ein Factur-X per E-Mail schicken?
Bis zu deinem Stichtag (1. September 2026 oder 2027) ja. Danach müssen Rechnungen an französische Unternehmen über eine plateforme agréée laufen. Lad diese Datei auf deiner Plattform hoch, oder prüf, ob deine Plattform selbst eine erzeugt.
Ich bin micro-entrepreneur: Was ist mit der Umsatzsteuer?
Wähl bei den Positionen „Exempt from VAT“ und als Grund art. 293 B CGI, und gib deine SIREN an. Auf der Rechnung steht dann „TVA non applicable, art. 293 B du CGI“.
Ist die Datei ein gültiges PDF/A-3?
Bei der Entwicklung dieses Tools wurden die erzeugten Dateien mit Mustang und veraPDF (PDF/A-3B) geprüft und die XML gegen die Regeln von Factur-X und EN 16931. Die Schriften sind eingebettet, wie PDF/A es verlangt.
Ist es kostenlos?
Die normale PDF-Rechnung ist kostenlos und unbegrenzt. E-Rechnungen: 2 pro Monat sind auf diesem Gerät kostenlos; für mehr kostet ein 10er-Paket 9 € (innerhalb von 12 Monaten nutzbar) oder die unbegrenzte Nutzung 6 € im Monat.